Powerpoint on Melabit

Da Keynote a PowerPoint

Fri, 22 Jul 2016 06:00:00 +0000

Nell’articolo precedente abbiamo visto che PowerPoint domina incontrastato quando si tratta di preparare una presentazione e che spesso ci sono dei motivi tecnici che rendono ancora più difficile provare a non usarlo.

E allora, come si può riuscire in pratica ad usare lo stesso Keynote per preparare le proprie presentazioni? Semplice, basta essere flessibili ed avere pronta qualche soluzione alternativa. Anzi, preferibilmente più di una.

Alternativa #1: Usare Keynote

La soluzione preferibile se si ha l’accesso fisico al sistema di presentazione (computer e videoproiettore): si realizza la presentazione in Keynote, si collega il proprio MacBook o iPad (o persino l’iPhone) all’ingresso VGA o HDMI del videoproiettore e si usa il MacBook o l’iPad per tenere la presentazione. Semplice, pulito ed efficace.

L’ho fatto anche pochi giorni fa e, come sempre, mi sono stupito di quanto l’interfaccia touch dell’iPad sia comoda per tenere una presentazione. Ho anche avuto la fortuna di essere il primo a dover parlare dopo la pausa caffé, per cui ho avuto il tempo di armeggiare con il videoproiettore e l’iPad senza avere addosso gli occhi di tutto il pubblico.

Alternativa #2: Esportare in PDF

Se non si ha l’accesso fisico al al sistema di presentazione, la soluzione che assicura la maggiore fedeltà della presentazione all’originale è quella di esportare il file Keynote in formato PDF. Usare un file PDF è anche l’unica alternativa possibile se si vuole usare LaTeX per realizzare la propria presentazione.

Ovviamente è possibile usare un file PDF solo se non si infarciscono le presentazioni di animazioni, effetti speciali o video, tutte cose inutili (in particolare le prime due) o che difficilmente funzionano su un computer sconosciuto (per la legge di Murphy, la probabilità che manchi proprio il programma o il codec necessario per visualizzare il video è sempre altissima).

Se è assolutamente necessario mostrare un video, è consigliabile copiare sulla chiavetta USB una versione portable¹ di VLC per Windows, da usare per mostrare il video al posto degli strumenti integrati nel computer. Personalmente sono riuscito a vedere ben pochi video durante una presentazione, in genere si bloccano o non funzionano affatto, e fanno vare delle vere figuracce agli oratori.

Oltre a VLC, che non si discute, preferisco portare sempre sulla chiavetta anche un lettore leggero e portable di file PDF per Windows, come ad esempio Nitro PDF Reader, che è gratuito e non ha quell’orrida pubblicità dinamica che non si può di certo propinare al pubblico nel corso di una presentazione.

Alternativa #3: Esportare in PowerPoint

Qualche anno fa le slide esportate da Keynote in formato PowerPoint avevano solo una vaga somiglianza con quelle originali, ma le ultime versioni di Keynote fanno un buon lavoro e riescono ad esportare in PowerPoint una versione piuttosto fedele all’originale. Ma attenzione, anche se la versione in PowerPoint è fedele sul Mac, non è assolutamente detto che lo sia anche su un PC su cui gira Windows.

A differenza di Word, infatti, i file PowerPoint non integrano i font usati per la presentazione, ma usano quelli presenti nel sistema. Sul Mac non ci sono problemi, i font usati da Keynote sono installati nel sistema e sono utilizzabili da tutte le applicazioni, quindi anche da PowerPoint. Ma su un comune PC non è affatto detto che siano installati gli stessi font, per cui Windows usa il font che, secondo lui, approssima al meglio l’originale.

Purtroppo il significato di secondo lui è opinabile, e troppo spesso Windows sbaglia in modo così grossolano da portare a risultati disastrosi: slide con scritte troppo grandi o troppo piccole, parti di testo invisibili o che escono dai margini della diapositiva, tanti di quei problemi che è preferibile rifare tutto da zero che correggere gli errori uno ad uno.

La cosa migliore è scegliere un template per Keynote i cui font siano presenti di default anche in Windows o modificare il template di Keynote prescelto, in modo che usi un font presente anche in Windows.

Assolutamente fuori discussione è provare ad installare i font incriminati sul PC usato per le presentazioni: non solo per motivi di licenza o di copyright, ma anche perché non è detto che gli organizzatori ci permettano di mettere le mani sul PC (io non lo farei, anche per un semplice font). E persino nel caso fortunato in cui si riesca ad avere il permesso, non si può essere sicuri al 100% di riuscire a concludere l’installazione senza problemi (stiamo sempre parlando di Windows). E allora sarebbero dolori, la presentazione diventerebbe impresentabile, con relativa figuraccia (voglio essere buono) davanti al pubblico.

Alternativa #4: Usare Keynote tramite iCloud

In teoria, questa alternativa è particolarmente interessante e flessibile. Ci si collega da un browser installato sul computer usato per le presentazioni al proprio account iCloud, e si usa Keynote direttamente dall’interfaccia web. Nessun cavo, nessuna chiavetta, nessuna possibilità di perdere o dimenticare qualcosa (a parte la password di iCloud).

Ma metto questa possibilità solo al quarto posto perché sono convinto che, prima di metterla in pratica, sia fondamentale essere sicuri di avere un collegamento di rete stabile e veloce, preferibilmente tramite un cavo ethernet o tramite un router Wi-Fi o 4G affidabile.

Un collegamento di rete di questo tipo dovrebbe ormai essere la norma, ma in Italia non è così, soprattutto al di fuori dalle città principali o dalle reti di università e centri di ricerca. Rimanere a guardare la rotellina che gira nel bel mezzo della presentazione deve essere veramente molto imbarazzante.

A proposito, prima di accedere al proprio account iCloud da un computer pubblico, è consigliabile cambiare temporaneamente la password di iCloud con una usa e getta. Non bisogna dimenticare, infatti, che un computer usato da tanti utenti sconosciuti ospita di sicuro una ampia popolazione di virus, spyware, keylogger, che potrebbero fare parecchi danni al nostro account. Meglio non fidarsi mai. La password usata normalmente per iCloud può essere ripristinata con calma una volta conclusa la presentazione, oppure al ritorno a casa o in ufficio.

Alternativa #99: Usare PowerPoint

Se le alternative precedenti sono tutte improponibili, ad esempio perché siete innamorati delle animazioni o delle transizioni strane, o prevedete di non avere accesso fisico al sistema di presentazione, o non potete valutare preventivamente la bontà del collegamento di rete dell’albergo che vi ospiterà, non fidatevi di quello cheho scritto e realizzate la vostra presentazione con PowerPoint. Non sarà il massimo, ma almeno funziona ovunque.

Conclusioni

I principi sono importanti ma altrettanto importante è riuscire a presentare il vostro lavoro nel modo più efficace possibile, evitando che il pubblico si ricordi di voi non per quello che dite ma per quello che succede mentre lo dite.

Da quando c’è Keynote credo di non aver mai preparato una presentazione con PowerPoint e ho utilizzato sempre una delle prime tre alternative. Stando sempre attento ad avere più di una possibilità: presentazione in Keynote già caricata sull’iPad e su iCloud, più relativo file PDF, anche questo già caricato e pronto ad essere usato in Acrobat Reader per iPad. Più file PDF salvato su una chiavetta USB, formattata in modo che sia compatibile con Windows, e magari anche su Dropbox, just in case… E provando sempre ad usare preventivamente le varie alternative, in modo da sapere cosa fare se qualcosa vada storto (prima o poi succede, e quando succede tutto questo oscuro lavoro preparatorio paga, altro che se paga).

Ma tutto questo purtroppo non basta ancora. È molto importante sapere quali strumenti usare per realizzare una presentazione, ma è ancora più importante conoscere i principi base di una presentazione moderna ed efficace. Se interessa, se ne può riparlare.

Cioè una versione di un programma per Windows che non ha bisogno di installazione ma che può essere eseguita direttamente da una chiavetta USB oppure copiando il solo file eseguibile in una qualunque directory del computer. ↩︎

Vita oltre PowerPoint

Thu, 21 Jul 2016 10:00:00 +0000

Se Word è lo standard di fatto per la scrittura dei documenti di testo (nonostante in realtà abbia ben poco di standard), PowerPoint domina incontrastato quando si tratta di preparare una presentazione.

Con una differenza fondamentale. Word, piaccia o non piaccia, qualche concorrente ce l’ha: non solo LaTeX, in particolare in ambito tecnico-scientifico¹, ma anche LibreOffice e OpenOffice che girano su tutti i principali sistemi operativi, o Pages per il solo Mac. Tutti programmi che fanno praticamente tutto quello che fa Word, anzi a volte perfino di più. PowerPoint, invece, non ha praticamente concorrenti significativi.

Perché usare PowerPoint

L’esigenza di avere delle alternative a PowerPoint è meno sentita di Word non solo perché, in genere, si producono molti più documenti di testo che presentazioni, ma anche perché preparare una presentazione è molto più semplice e divertente di scrivere un documento complesso. La struttura stessa di una presentazione aiuta: poche parole per ogni slide (a parte casi veramente estremi), tante immagini e tabelle, la bibliografia ridotta all’osso, niente rimandi incrociati o indici. Una vera delizia rispetto ad un documento in Word di 200-300 pagine!

C’è anche un motivo più tecnico: se non si ha accesso fisico al connettore del video proiettore per collegarvi il proprio computer (o il proprio tablet), non c’è niente da fare: o si da agli organizzatori il file in PowerPoint oppure si opta per una presentazione in PDF statica e senza effetti (cosa sempre preferibile), sperando che sul computer in uso sia installato un visualizzatore decente di file PDF.

Insomma, PowerPoint fa il suo lavoro in modo decente e non crea problemi di compatibilità. Perché cambiare, perché cercare di usare qualcos’altro?

Perché non usare PowerPoint

A me succede diciamo nel 50% dei casi di trovare un sistema di videoproiezione professionale, dove il computer collegato al proiettore è annegato in un mobile praticamente inaccessibile e dove l’unico punto di accesso fisico al sistema è un connettore per la chiavetta USB. Ma nonostante ciò, sono molti anni che non preparo una presentazione con PowerPoint (e forse non l’ho mai fatto in assoluto). Perché?

Perché anche se ci sono delle complicazioni da affrontare, sono convinto che tutto sommato ne valga la pena.

Prima di tutto per un fatto, diciamo così, filosofico: guardarsi intorno ed esplorare è sempre meglio di adagiarsi e di adeguarsi passivamente a quello che fanno tutti gli altri. In secondo luogo, perché, anche se sono poco usati, esistano prodotti alternativi che permettono di preparare una presentazione in modo ben più rapido, comodo, ed efficiente dii PowerPoint.

LaTeX?

Per le presentazioni non uso e non ho mai usato LaTeX. Perché LaTeX è pensato per separare il contenuto dalla sua visualizzazione grafica, ma nel caso di una presentazione la visualizzazione grafica coincide ed è funzionale al contenuto, e le due entità sono inseparabili.

Però è anche vero che LaTeX contiene molti ottimi strumenti specializzati per le presentazioni, da Beamer a TeXPower, da Powerdot a fancyslides, fino a pdfscreen che, secondo me, è il più comodo da usare nonché il più dinamico, anche se non viene aggiornato da parecchi anni. Chi volesse usare Beamer, può leggere un ottimo tutorial su un numero di qualche anno fa di PracTeX Journal e consultare una guida alle combinazioni di temi e colori del package. Trovo in particolare molto comoda la possibilità di partire da una combinazione qualunque di temi e colori ed esaminare tutte le alternative possibili cliccando sui link situati nella sezione “Switch”. Se non ho sbagliato a contare ci sono in tutto ben 2.380 combinazioni! Per pdfscreen, invece, esiste un ottimo manuale, che mostra praticamente anche le capacità di navigazione da una slide all’altra del package.

Però, lasciatemelo dire, Beamer, pdfscreen e gli altri package sono di sicuro ben fatti, ma le presentazioni realizzate con questi strumenti non hanno niente a che vedere con quelle preparate con PowerPoint e soprattutto con Keynote, il programma che uso esclusivamente per le mie presentazioni fin dalla primissima versione.

Keynote

Non ho nessun dubbio, sul Mac Keynote è in assoluto il migliore programma per le presentazioni. Uso Keynote fin dalla primissima versione del 2003; allora costava non proprio poco, 99 dollari o 119 euro, ma li valeva tutti, fino all’ultimo centesimo. Ora che di fatto è gratuito (basta acquistare un Mac per poterlo installare liberamente su qualunque altro computer Apple in nostro possesso), non c’è ragione di usare altri strumenti. E se ci si iscrive ad iCloud si può usare la versione web di Keynote anche dagli altri sistemi operativi. Naturalmente quest’ultima non è comoda e veloce come quella nativa per il Mac, ma con un collegamento di rete efficiente si può utilizzare senza troppi problemi.

Ma perché Keynote è meglio di PowerPoint e probabilmente anche di qualunque altro software di presentazione che venga in mente? Forse perché Keynote è un prodotto Apple e perché questo blog ha un occhio di riguardo verso Apple?

Neanche per idea (né per l’una né per l’altra domanda).

Keynote è meglio perché semplifica in un modo mai visto altrove il lavoro di realizzazione di una presentazione. Non è solo una questione di gradevolezza grafica, anche se basta confrontare la schermata di presentazione di Keynote con quella di PowerPoint per rendersi conto che siamo ad anni luce di distanza.

[caption id=“attachment_2657” align=“aligncenter” width=“605”] Schermata di presentazione di Keynote.[/caption]

[caption id=“attachment_2658” align=“aligncenter” width=“605”] Schermata di presentazione di PowerPoint.[/caption]

In realtà i vantaggi di Keynote sono così sottili che è difficile descriverli in modo efficace e si notano appieno quando si prova ad usare veramente il programma.

Una delle cose più utili è l’adattamento dinamico della dimensione dei caratteri inseriti in una casella di testo. Sembra una sciocchezza, ma permette di non preoccuparsi del fatto che il testo inserito possa uscire dallo spazio assegnato o, peggio, che risulti nascosto alla vista. È vero che in una slide non bisogna mai scrivere troppo, ma ci sono casi in cui questa funzione serve parecchio, in particolare per le slide che mescolano testo e immagini, dove le caselle di testo sono più piccole del normale.

Altrettanto utili sono le linee guida gialle che spuntano fuori ogni volta che si prova ad allineare un oggetto contenuto in una slide con quelli circostanti (indipendentemente dal fatto che sia un box di testo, una forma, una tabella o una immagine). In Keynote le linee guida compaiono non solo quando gli elementi sono allineati fra loro o con i margini della slide, ma anche ogni volta che sono distribuiti in modo omogeneo nella slide stessa. Provate ad usarle una volta e non potrete più farne a meno.

Ancora più evidente è la comodità della funzione di inserimento delle immagini nelle slide: basta trascinarla all’interno della maschera di visualizzazione definita dal template e a dimensione dell’immagine si adatterà in modo automatico alla dimensione e alla forma della maschera. Diversamente da PowerPoint, con Keynote è molto facile modificare non solo la dimensione dell’immagine o la sua posizione all’interno dell’area di visualizzazione, ma perfino la maschera stessa, in modo da ottimizzare la porzione di immagine mostrata sullo schermo.

Non è infine da trascurare la possibilità di stabilire una gerarchia nelle slide, molto utile per raggruppare le slide che trattano lo stesso argomento o per mostrare o nascondere rapidamente interi gruppi di slide nella vista laterale delle miniature, rendendo molto più facile muoversi lungo la presentazione quando questa contiene un numero elevato di slide. Oppure la possibilità di saltare la visualizzazione di determinate slide senza rimuoverle dalla presentazione: le slide saltate possono essere molto utili come materiale di riserva, per spiegare meglio un determinato concetto o come supporto quando si deve rispondere alle domande del pubblico.

Le versioni più recenti di PowerPoint per il Mac, almeno quelle contenute in Office 2011 e Office 2016, hanno pescato a piene mani da Keynote e riproducono in modo piuttosto accurato alcune delle funzioni appena descritte di Keynote. Ma c’è sempre qualcosa che manca, qualche piccolo dettaglio che lascia l’amaro in bocca. Le linee guida di allineamento di PowerPoint sono molto meno visibili di quelle di Keynote e a volte scompaiono, troppo rapidamente perché si riesca a trovare la posizione giusta. Le immagini possono essere trascinate direttamente nelle maschere di visualizzazione definite dal template, ma il ridimensionamento funziona in modo inconsistente: la prima volta l’immagine si adatta automaticamente all’area definita, le altre volte… dipende, qualche volta lo fa, qualche altra no, vai a capire perché. Potrei andare avanti ma spero di aver reso l’idea.

Tutto il resto

Potrei parlare anche di Impress, il software di visualizzazione di LibreOffice/OpenOffice (accidenti a loro per questo inutile e dannoso fork), di Google Presentazioni, di Canva o di Prezi, di Haiku Deck, ma non si può concentrare tutto in un solo articolo. E poi, ne vale veramente la pena? Impress e Google Presentazioni sono cloni di PowerPoint, Canva mi sembra più orientato alla grafica che a mostrare dati e informazioni, Prezi fa venire il mal di testa, Haiku Deck è carino ma non mi ha mai colpito particolarmente.

Ma non è finita qui… a presto per la seconda parte.

Come ho già notato, la maggior parte delle riviste e delle conferenze di questo settore accetta contributi sia in Word che in LaTeX. ↩︎